|
Tehnologii asistate de calculator
Tipuri de date si operatii specifice acestora
Excel trateaza lista ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul
obisnuita, pana cand selectati una dintre optiunile meniului Data. Prin
optiunile acestui meniu el va trata lista ca pe un tabel dintr-o baza de
date relationala.
Pentru ca Excel sa trateze lista ca pe un tabel dintr-o baza relationala si
nu ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul, trebuie respectate
urmatoarele reguli:
1. Nu se construieste intr-o foaie de calcul decat o singura lista,
deoarece unele facilitati pentru administrarea listelor (cum este de
exemplu operatia de filtrare) nu pot folosi la un moment dat decat o
lista.
2. Daca in foaia de calcul mai exista si alte date, trebuie sa lasati liber
cel putin un rand intre lista si aceste date pentru ca Excel sa poata
detecta si selecta usor lista atunci cand executati operatii de sortare,
filtrare si inserare de formule pentru calcule statistice sau de
subtotaluri.
3. Nu inserati randuri randuri si coloane libere in interiorul listei
deoarece Excel foloseste acest mecanism pentru a lista de restul foii de
calcul.
4. Scrieti etichetele coloanelor in primul rand al listei astfel incat
Excel sa le poata recunoaste ca nume de campuri pe care sa le le
foloseasca apoi la operatiile de cautare si organizare a datelor si la
crearea rapoartelor.
5. Celulele dintr-o coloana trebuie sa contina informatii de acelasi tip,
la fel ca si campurile dintr-un tabel al bazei de date. De exemplu, daca
aveti o coloana cu numele Data nasterii, toate celulele din acea coloana
a listei trebuie sa contina o data de tip data calendaristica, in care sa
se pastreze data nasterii. Pentru a avea o flexibilitate cat mai mare in
exploatare (in special in operatiile de cautare si de filtrare), este
bine sa descompuneti datele cat mai mult. De exemplu, daca trebuie sa
inregistrati in lista respectiva o persoana dupa diferite elemente ale
adresei (de exemplu numele strazii si numarul blocului) este bine sa
descompuneti si adresa in mai multe campuri: strada, numar, bloc, scara,
etaj, apartament.
6. Folositi o formatare diferita pentru etichetele coloanelor (font,
dimensiune si stil pentru caractere, bordura si model sau umbra pentru
fundal) fata de cea pe care o folositi pentru datele din lista.
7. Pentru a separa etichetele coloanelor de date, folositi borduri pentru
celule si nu randuri libere sau linii punctate.
8. Nu inserati spatii la inceputul celulei deoarece ele vor afecta operatia
de sortare.
9. Nu puneti datele importante la dreapta sau la stanga listei, deoarece
este posibil ca ele sa fie ascunse atunci cand filtrati lista.
10. Este bine sa folositi o coloana pentru numerotarea inregistrarilor din
lista. Aceasta coloana va fi similara |