|
MICROSOFT EXCEL 97 – Crearea, sortarea si filtrarea unei baze de date
Crearea unei baze de date
În Microsoft Office exist? trei posibilit??i de gestionare a listelor de date:
- pentru o cantitate mic? de date se utilizeaz? tabelele în Word asupra c?rora se pot efectua opera?ii de contorizare, sortare ?i filtrare;
- pentru o cantitate mic? ?i medie de date se utilizeaz? Excel;
- pentru o cantitate mare de date se utilizeaz? Access care este un SGBD rela?ional.
Dimensiunea unei baze de date create în EXCEL este limitat? la num?rul de rânduri dintr-o foaie de lucru: maxim 16.384 de înregistr?ri.
O baz? de date reprezint? o colec?ie de date structurate, p?strate în fi?iere, stocate pe memoria extern?, despre obiectele ce intervin în aplica?ii, rela?iile logice între aceste date ?i tehnicile de prelucrare corespunz?toare. În EXCEL, o baz? de date reprezint? o matrice format? din linii ?i coloane. În aceast? matrice, coloanele sunt câmpurile ce reprezint? categorii de informa?ii caracterizate prin:
- numele câmpului;
- tipul câmpului (numeric, alfanumeric, dat?, memo);
- m?rimea câmpului;
iar liniile reprezint? înregistr?rile, adic? valorile asociate câmpurilor.
Fiecare intrare complet? într-o baz? de date se nume?te înregistrare.
Exemplu: Baza de date Eviden?a clien?ilor con?ine câmpurile (Client, Vârst?, Sex, Cod po?tal, Telefon, Marf? cump?rat?, Data cump?r?rii, Pre?). Foile de lucru cu baze de date Excel difer? de foile de lucru obi?nuite prin dou? elemente:
- Rânduri albe: un rând alb indic? sfâr?itul unei baze de date.
- Nume de câmpuri: baza de date poate avea un singur rând de titluri de coloan?; numele câmpului este unic.
Sortarea unei baze de date
Asupra unei baze de date Excel se pot efectua urm?toarele opera?ii:
- sortarea (organizarea) datelor într-o anumit? ordine;
- filtrarea (separarea) datelor.
Prin sortare ?i filtrare se realizeaz? fi?iere virtuale, cu înregistr?ri con?inute în baza de date fizic?, dar a?ezate astfel sau doar o parte din ele care îndeplinesc condi?iile cerute de filtru.
Pentru a sorta datele dintr-o baz? de date Excel, se selecteaz? o celul? oarecare, apoi se alege Data – Sort din bara de meniu, opera?ii ce deschid o caset? de dialog. Excel permite efectuarea de sort?ri dup? trei criterii:
- sortare primar? (exemplu în ordinea mediilor);
- sortare secundar? (dup? media la bacalaureat);
- sortare ter?iar? (alfabetic).
Filtrarea unei baze de date
Exist? multe situa?ii în care este necesar s? se lucreze cu un subset al bazei de date, adic? doar cu un grup de înregistr?ri.
Un filtru reprezint? un mijloc de selectare a înregistr?rilor care îndeplinesc un anumit criteriu. Filtrele pot fi numerice, logice, alfanumerice etc.
Criteriul reprezint? o serie de parametri specifica?i de utilizator.
Auto Filter este un instrument de filtrare automat? a bazelor de date Excel. Pentru selectarea automat?, se activeaz? o celul? oarecare, se alege Data-Filter – Auto Filter, iar Excel creeaz? o list? cu criterii de filtrare. Pot fi stabilite filtre pentru unul sau mai multe câmpuri.
Pentru a crea un filtru personalizat, se selecteaz? o celul? din coloana utilizat? în criteriu; se alege Custom din lista derulant? de criterii, pentru a deschide caseta de dialog Custom Auto Filter.
Putem filtra înregistr?rile din baza de date astfel încât s? re?inem, de exemplu, persoanele ? 30 de ani ?i ? 40 de ani.
BAFTA !!! de la cattaniut@clopotel.ro
|